Services publics
Vos dossiers participent à la mémoire de la Nouvelle-Calédonie
En tant que services de l’État, de la Nouvelle-Calédonie, des provinces, des communes mais aussi des établissements et entreprises publics ou association ayant une mission de service public, vous produisez des archives publiques (article L 211-4 du Code du patrimoine). Il s’agit aussi bien de vos archives papiers qu’électroniques.
Les archives ont pour objet la preuve et le droit des activités des institutions, administrations et collectivités (code du patrimoine, article L 212-2). Elles participent à la mémoire écrite de la Nouvelle-Calédonie et sont le matériau pour les historiens de demain.
Une bonne gestion de vos archives passe par la mise en place de procédures de versement et d’élimination règlementaires.
Les éliminations sous contrôle
L’élimination permet d’optimiser la gestion des archives en ne gardant que les documents utiles au travail quotidien et ceux qui ont une valeur juridique et/ou, à terme, une valeur historique.
Procédure commune à tous les services
Avant d’éliminer des archives, vous devez établir un bordereau d’élimination qui sera visé par le service des Archives de la Nouvelle-Calédonie (pour les services de l’Etat, le haut-commissariat de la République en Nouvelle-Calédonie et le service interministériel des Archives de France visent également ce bordereau). Ce visa obligatoire garantit la validité juridique de l’élimination.
Le service doit rédiger un bordereau d’élimination sans sigles. Les mentions suivantes doivent absolument être indiquées :
- Nom de la direction et du service souhaitant éliminer ;
- Nom du service producteur des archives, si différent du premier ;
- Nom de la personne qui a rédigé le bordereau ;
- Signature du responsable du service producteur ;
- Indication du contenu de la ou des boites à éliminer (sans sigles et en indiquant s’il s’agit de copies, de doubles, de dossiers échantillonnés…) ;
- Les dates extrêmes des dossiers (document le plus ancien et le plus récent) ;
- Le métrage linéaire total (une boite de 10 cm correspond à 0,1 ml).
Les documents ne peuvent être détruits qu’après le retour du bordereau visé par toutes les parties.
Comment verser les dossiers à conserver
Seule une petite partie des archives produites ont une valeur historique et seront versées aux Archives de la Nouvelle-Calédonie. Le versement permet de gérer au mieux l’espace dans vos locaux et d’assurer dans des conditions optimales la conservation de vos archives historiques. Il apporte une sécurité juridique à vos archives et contribue à la constitution du patrimoine historique.
Le service doit transmettre en trois exemplaires originaux un bordereau de versement type au directeur des archives départementales.
Ce bordereau doit être rédigé sans sigles. Les mentions suivantes doivent absolument être indiquées :
- Nom de la direction et du service souhaitant éliminer ;
- Nom du service producteur des archives si différent du premier ;
- Nom de la personne qui a rédigé le bordereau ;
- Signature du responsable du service versant ;
- Numéroter les boites et indiquer le contenu de chacune des boites à verser ;
- Les dates extrêmes des dossiers (document le plus ancien et le plus récent) ;
- Le métrage linéaire total (une boite de 10 cm correspond à 0,1 ml).
Votre projet de versement doit être validé par les Archives de la Nouvelle-Calédonie (ainsi que le haut-commissariat de la République en Nouvelle-Calédonie et le service interministériel des Archives de France pour les services de l’Etat) avant tout transfert.
Une fois le versement réalisé, un exemplaire de votre bordereau vous est retourné avec la cote du versement qui vous permettra d’accéder rapidement à vos documents.